Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et fichiers témoins

Au centre pour ressources pour hommes de la Haute Yamaska, nous prenons la protection de votre sécurité très au sérieux, tout comme nous préservons la confidentialité de vos renseignements personnels.

Notre engagement se fonde sur quatre principes essentiels :

1. Limiter à l'essentiel

Nous recueillons, utilisons et communiquons uniquement les renseignements nécessaires, afin de nous assurer que seules les données pertinentes sont traitées dans le cadre de notre relation d'affaires.

2. Transparence totale

Notre engagement envers vous est basé sur la transparence. Tout au long de notre relation, nous agissons avec clarté et ouverture concernant l'utilisation de vos renseignements personnels.

3. Consentement éclairé

Avant de collecter, utiliser ou partager vos renseignements personnels, nous obtenons toujours votre consentement préalable, en vous informant clairement des finalités et des modalités de traitement.

4. Protection de la confidentialité

La sécurité de vos renseignements personnels est notre priorité. Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes pour garantir la confidentialité et la protection de vos données.

Ces principes assurent que vos données sont traitées avec le plus grand soin et le respect de votre vie privée tout au long de notre collaboration. Au centre de ressources pour hommes de la Haute Yamaska, votre confiance est essentielle, et nous travaillons diligemment pour mériter cette confiance à chaque étape de notre relation.

Une politique à l’intention des employés a été mise en place afin de sensibiliser ceux-ci aux bonnes pratiques à adopter dans le cadre des activités professionnelles pour l’organisme. Le centre a nommé Stéphane Prévost, directeur général, à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels.

1.Qui est concerné par cet énoncé.

Cet énoncé s'applique à tous les individus dont nous traitons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Voici quelques exemples de personnes concernées par ces règles :

Clients du centre pour ressources pour hommes de la Haute Yamaska :
1. Vous avez souscrit à nos services et ressources.
Personnes en interaction avec le centre pour ressources pour hommes de la Haute Yamaska, même si elles ne sont pas clientes :
1. Vous avez pris contact avec nous pour des renseignements ou des questions.
2. Vous avez visité notre site web et navigué sur ses pages.
3. Vous avez postulé pour un emploi au sein de notre organisme.
4. Vous êtes un ancien client qui a déjà eu une relation commerciale avec nous.

2. Comment nous recueillons vos renseignements personnels.

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous interagissez directement avec nous, que ce soit en remplissant des formulaires, en communiquant avec notre service clientèle, en utilisant nos services et en naviguant sur notre site.

De quelles façons

Nous utilisons plusieurs méthodes pour recueillir vos renseignements personnels. Voici quelques exemples des façons dont nous procédons :

Par téléphone : Lorsque vous communiquez avec notre équipe par téléphone, nous pouvons recueillir des informations nécessaires pour répondre à vos demandes.
En personne : Si vous visitez nos bureaux ou rencontrez les membres de notre équipe en personne, nous pouvons collecter des données pour faciliter nos services et nos interactions.
À l'aide de formulaires et d'interfaces numériques : Lorsque vous remplissez des formulaires sur notre site web ou utilisez nos interfaces numériques pour soumettre des informations, nous recueillons ces données pour traiter vos demandes.

3. Quels renseignements personnels nous recueillons.

Les employés du centre pour ressources pour hommes de la Haute Yamaska ne collectent que les renseignements nécessaires à l’obtention d’un service avec nous et à la gestion de votre dossier. Les renseignements peuvent être partagés à l’interne (au sein de l’organisme) et à l’externe (par exemple: agence gouvernementale, cabinet d’avocats et DPJ) pour obtenir les ressources à votre disposition et pour gérer votre dossier. Un consentement à la collecte et à l’usage des renseignements est obtenu par les membres de notre équipe au moment de la collecte de ceux-ci.

Nous considérons comme des "renseignements personnels" toutes les informations vous concernant, qui permettent de vous identifier directement ou indirectement (en les associant à d'autres informations).

Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer :

Renseignements pour vous identifier :
1. Nom et prénom;
2. Adresse courriel;
3. Numéro de téléphone;
4. Statut marital;
5. Genre;
6. Pays;
7. Date de naissance;
8. Motif consultation.
Renseignements numériques (sites web, médias sociaux, etc.) :
1. Adresse IP;
2. Données de localisation;
3. Renseignements relatifs à votre appareil, système d'exploitation ou navigateur;
4. Préférences et habitudes de navigation;
5. la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
6. l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web.
Renseignements sur vos interactions et communications avec nous :
1. Raisons pour lesquelles vous faites affaire avec nous;
2. Communications écrites (par exemple, vos lettres ou courriels);
3. Notes, comptes-rendus et historiques de vos communications avec nous;
4. Renseignements sur vos demandes d'information, vos insatisfactions ou plaintes;
5. Préférences en matière de langue de communication.

Nous ne collectons que les informations nécessaires et pertinentes pour fournir nos services et respectons toujours vos droits en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.

4. Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Vos renseignements personnels sont utilisés dans divers objectifs pour vous fournir nos ressources et services et respecter nos obligations légales. Voici les principaux objectifs pour lesquels nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels:

Vous fournir nos ressources et services :
1. Établir une relation avec vous en tant que client.
2. Vous identifier afin de gérer votre dossier et vos interactions avec nous.
3. Comprendre votre situation, votre profil, vos besoins et vos objectifs pour vous offrir des ressources et services adaptés.
Améliorer nos ressources et services :
1. Obtenir votre opinion sur vos interactions avec nous et nos ressources afin d'améliorer notre offre.
Respecter nos obligations légales :
1. Répondre aux demandes et ordonnances des tribunaux et des organismes gouvernementaux et réglementaires.
2. Respecter la durée de conservation des données.

5. Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement.

5.1 Quand nous obtenons votre consentement :

Nous sollicitons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Dans certains cas, la loi nous permet de présumer que nous avons votre consentement, ou elle nous dispense de l'obtenir (voir section 5.4).

5.2 Comment nous obtenons votre consentement :

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes manières :

Par écrit, en vous présentant un formulaire de consentement;
Verbalement, en obtenant votre accord de vive voix;
Par téléphone, y compris par un message automatisé, si cela est approprié;
De manière électronique ou numérique, par le biais de clics de consentement ou de cases à cocher sur nos plateformes en ligne.

5.3 Durée et portée de votre consentement :

Votre consentement est valable pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiques pour lesquels nous l'avons demandé. Une fois ces objectifs atteints, votre consentement reste valide pour nous permettre de remplir nos obligations légales de conservation conformément aux lois et à nos calendriers de conservation. Il est important de noter que votre consentement ne s'applique qu'aux objectifs que nous vous avons clairement déclarés. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d'autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante.

5.4 Cas où nous n'obtenons pas votre consentement :

Dans certaines situations spécifiques où la loi le permet, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement.

Cela peut inclure :

Les cas où l'utilisation est à votre avantage ou est compatible avec l'objectif initial de la collecte.
Les cas où l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire pour respecter nos obligations légales, telles que se conformer à une ordonnance d'un tribunal ou d'un organisme gouvernemental, prévenir ou détecter la fraude, ou dans le cadre d'une enquête.
À noter que le PL 15 permet maintenant à la DPJ de divulguer à toute personne des renseignements confidentiels sans le consentement de la personne concernée, non seulement pour assurer la protection de l’enfant, mais aussi, dorénavant, si cette divulgation permet d’assurer son bien-être (article 38, modifiant l'article 72.6 LPJ)

6. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations.

6.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels :

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d'autres personnes ou organisations si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section.

Voici quelques exemples des destinataires potentiels :

D'autres centres pour ressources pour hommes pour solliciter leur capacité à gérer votre dossier et vous donner des ressources;
Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires;
Ordre de la cour et avocats à la demande de nos clients.

7. Comment nous protégeons vos renseignements personnels.

7.1 Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels :

Nous restreignons l'accès à vos renseignements personnels uniquement aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions spécifiques. Ces personnes n'ont accès qu'aux informations nécessaires pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section. Cela s'applique à tous les membres de notre équipe.

7.1.1 Confidentialité et non divulgation du renseignement :

Les employés du centre ont signé une entente de confidentialité et de non-divulgation des renseignements personnels et sensibles concernant entre autres les clients du centre. Ils sont tenus par cette entente d’utiliser les renseignements auxquels ils ont accès que dans le cadre des activités professionnelles du centre, conformément aux exigences législatives, réglementaires et déontologiques, et que pour l’usage pour lesquels ils ont été recueillis.

Aussi, les employés sont tenus de protéger l’intégrité des renseignements auxquels ils ont accès et d’en assurer la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer ces renseignements à moins d’y être expressément autorisé par leur gestionnaire ou d’y être contraint par l’application d’une loi.

7.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes :

Nous avons mis en œuvre plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés.

Mesures organisationnelles : Limiter l'accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant besoin de ces informations. Enregistrer toutes les opérations de copie et d'exportation de renseignements personnels dans le cadre de nos activités courantes pour une traçabilité accrue.
Mesures physiques : Utiliser des cartes d'accès pour contrôler l'accès à nos bureaux. (clé code accès, puce électronique) Sauvegarder et archiver les renseignements personnels dans un système de sauvegarde d'urgence pour éviter toute perte de données.
Mesures technologiques : Mettre en place des mots de passe, des pare-feux et d'autres mesures de sécurité pour protéger l'intégrité de vos données.

7.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations :

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section. Même si vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels, dans nos dossiers clients, conformément aux exigences législatives et réglementaires, notamment de manière à en favoriser la sécurité et ce, pour la période déterminée par la loi et la réglementation en vigueur.

Cependant, nous avons mis en place des calendriers de conservation clairs pour définir ces limites. Une fois que le délai de conservation est écoulé, nous procédons à la destruction définitive de vos renseignements personnels. Cela garantit que vos données sont protégées même après leur utilisation initiale.

Dans le cas où des renseignements personnels devaient être détruits, le centre utilise des déchiqueteuses à même ses locaux ou il fait appel à une firme externe spécialisée dans le déchiquetage.

7.4 Mode communication :

Le centre utilise le service de messagerie Outlook pour communiquer avec sa clientèle (réelle et potentielle). Il ne peut assurer la pleine sécurité de ce moyen de communication. Dans ce contexte, lorsque le consommateur souhaite privilégier ce moyen de communication, il consent aux risques qui peuvent en découler. L’option de communication par courrier est disponible.

8. Vos droits.

8.1 Modifier votre consentement :

Vous avez la possibilité de modifier votre consentement concernant la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels, sous certaines limitations.

Consentement pour faire affaire avec nous :

En retirant ce consentement, cela pourrait nous empêcher de vous offrir nos ressources et services à l'avenir. Cependant, nous pourrions être tenus de conserver certains de vos renseignements personnels pour respecter nos obligations.

Consentement à recevoir des offres et conseils personnalisés :

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en nous appelant au 450-777-6680 ou en communiquant avec nous par courriel info@rhhy.qc.ca.

8.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger :

Vous avez des droits concernant vos renseignements personnels, notamment le droit d'accéder à ces informations, de les corriger ou de les mettre à jour, et de recevoir une copie dans un format technologique structuré et souvent utilisé, comme un fichier PDF. Si certains renseignements personnels sont diffusés publiquement, vous pouvez demander à ce qu'ils soient retirés de la diffusion, par exemple, retirer une publication liée à un concours sur nos médias sociaux.

Voici les étapes pour traiter une demande :

Vous devez envoyer une demande écrite détaillée au Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont fournies à la section 9.
Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception et vous informerons s'il y a des frais associés à la transcription, à la reproduction ou à la transmission de vos renseignements.
Vous recevrez notre réponse par écrit.

8.3 Être informé si une décision est prise de manière automatisée :

Nous vous informerons si nous prenons une décision automatisée vous concernant. Dans certains cas, nous utilisons vos renseignements personnels pour prendre une décision sans intervention humaine. Par exemple, certaines réclamations en assurance collective et propositions en assurance individuelle sont traitées de cette manière. Vous avez le droit de demander les principales raisons justifiant une décision automatisée ou de présenter vos observations à un membre de notre équipe.

8.4 Plaintes :

Dans le cadre d’un différend ou d’une plainte à l’égard de la protection des renseignements personnels, le client est invité à consulter la politique de traitement des différends et des plaintes du centre.

Par courriel : info@rhhy.qc.ca

Par téléphone : 450-777-6680

9. Une question, un commentaire ?

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est à votre disposition. Cette personne s'assure que nous respectons les règles décrites dans cette page et conformément à la loi. Pour communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez remplir notre formulaire ou nous écrire à l'adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Stéphane Prévost

Centre pour ressources pour hommes de la Haute Yamaska

739 Dufferin

Granby (Québec)

Canada, J2H 2H5

10. Références d’intérêts.

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements
personnels, LQ 2021, c 25
Loi sur la distribution des produits et services financiers, articles 30, 89, 91 et 113
Code de déontologie des représentants en assurance de dommages, articles 23 et 24

Date d’entrée en vigueur de la politique : 22 septembre 2023

Politique sur l’utilisation des fichiers témoins

Sur notre site web, nous utilisons des fichiers témoins pour vous fournir des informations personnalisées et améliorer votre expérience en ligne.

À quoi servent les fichiers témoins :

Les fichiers témoins sont de petits fichiers sauvegardés sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez des pages Web, telles que celles de notre site Internet. Ils remplissent diverses fonctions et jouent différents rôles. Ces fichiers nous fournissent des informations précieuses sur le navigateur que vous utilisez et les pages que vous avez consultées. Vous avez la possibilité de refuser ou de contrôler ces fichiers témoins (voir la section « Comment gérer les fichiers témoins » ci-dessous).

Fichiers témoins strictement nécessaires (obligatoires)

Les fichiers témoins fonctionnels que nous utilisons sont essentiels à la navigation sur notre site Internet et ne peuvent pas être désactivés. Leur fonction principale est de garantir notre conformité à des normes et réglementations spécifiques, de préserver vos paramètres pendant votre navigation, et de vous présenter le contenu du site dans le bon format et la bonne langue.

Ils permettent :

de conserver votre choix quant au consentement donné;
d’optimiser votre expérience comme utilisateur.

Fichiers témoins de performance

Les cookies de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indices de performance clés du site Web, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.

Fichiers témoins d’analyse

Ces fichiers témoins nous fournissent des informations sur l’utilisation de notre site Internet, telles que le nombre total de visiteurs, le nombre de visiteurs uniques et les pages consultées. Ils facilitent également l’analyse statistique de la performance de notre site en enregistrant des données de navigation et d’identification, ainsi que les actions entreprises par les visiteurs. En outre, ils contribuent à l’amélioration continue du contenu et de la technologie en suivant les interactions dans différentes sections du site et en détectant d’éventuels problèmes techniques.

Ils permettent :

d’améliorer la pertinence et l’ergonomie de nos services en vue de mieux répondre à vos besoins;
de déterminer le nombre de fois où vous avez visité notre site Web;
d’effectuer la collecte et l’analyse de données statistiques et comportementales sur votre utilisation de notre site Internet dans un objectif d’optimisation.

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Ces fichiers témoins peuvent être employés à la fois par nous ainsi que par nos partenaires, dans le but de créer votre profil et de mieux comprendre vos intérêts et préférences. L’objectif est de vous présenter des publicités et des offres pertinentes et personnalisées tout en évaluant leur performance.

Avec votre consentement, des sociétés tierces placent des fichiers témoins pour déterminer vos centres d’intérêt. Ces fichiers témoins nous permettent d’ajuster nos messages publicitaires en fonction de vos centres d’intérêt, en prenant en compte les sections les plus récentes que vous avez consultées sur notre site Internet.

Ces fichiers témoins nous permettent notamment :

de bénéficier de conseils personnalisés ou d’offres adaptées en fonction de votre point d’origine;
d’adapter nos espaces promotionnels aux caractéristiques d’affichage de votre appareil (langue utilisée, résolution d’affichage, système d’exploitation, etc.);
d’adapter les contenus affichés sur votre appareil dans nos espaces promotionnels, selon l’historique de navigation de votre appareil sur notre site Internet.
d’adapter les contenus affichés sur votre appareil dans nos espaces promotionnels en fonction de vos données de localisation.

Combien de temps conservons-nous vos fichiers témoins

La période pendant laquelle les fichiers témoins demeureront sur votre appareil dépendra de leur type, qu’il soit « persistant » ou « temporaire ». Un fichier témoin persistant est conservé par un navigateur web et reste valide jusqu’à sa date d’expiration prédéfinie, à moins que vous ne le supprimiez avant cette date. Nous les conservons au maximum pendant 365 jours. En revanche, un fichier témoin temporaire expire à la fin de votre session web, c’est-à-dire lorsque vous fermez votre navigateur web.

Comment gérer les fichiers témoins

Pour ajuster les fichiers témoins sur notre site Internet, vous avez la possibilité, à tout moment, de le faire via l’icône en forme de pastille ronde orange située en bas à gauche de votre écran, ou à travers une éventuelle fenêtre contextuelle (popup). Vous pouvez choisir d' »Activer » ou de « Désactiver » les fichiers témoins de navigation, que ce soit pour des fins « d’analyse » ou « publicitaire ». Il est important de noter que cette gestion des fichiers témoins est spécifique au navigateur et à l’appareil que vous utilisez. Si vous utilisez un autre appareil ou un autre navigateur lors de votre prochaine visite, le bandeau vous invitant à gérer vos fichiers témoins de navigation réapparaîtra.

Comment gérer les fichiers témoins à partir de votre navigateur

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